Veri sorumlusu ALMİN ALÜMİNYUM PROFİL SANAYİ VE TİC.LTD.ŞTİ olarak firmamız bünyesinde işlenen her türlü kişisel veri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili ulusal ve uluslararası mevzuat hükümleri kapsamında korunmaktadır. Şirketimiz gerekli korunmanın sağlanması adına teknik ve idari tedbirleri vaktinde gereği gibi almakta olup her hangi bir ihlal şüphesi karşısında yasal hükümler çerçevesinde ilgili şahıslara, kurum ve kuruluşlara gerekli bildirimleri en kısa sürede yapmaktadır.
İş bu aydınlatma metni kapsamında aşağıdaki kavramların karşılıklarının bilinmesinde fayda vardır.
Açık rıza, 95/46 EC sayılı Direktif kapsamına göre, açık rıza ilgili kişinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak açıklıkta ve sadece o işlemle sınırlı olarak verdiği onay beyanı şeklinde anlaşılmalıdır.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade etmektedir.
Veri kayıt sistemi, Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir. Söz konusu sistemler fiziki veya dijital olabilir. Söz konusu sistem içinde birden fazla kritere göre veriler işlenebilmektedir. Örneğin, ad soyad, TC yahut doğum yeri bazlı bir kayıt sistemi baz alınarak verilerin kaydı ve işlenmesi yapılabilir.
Veri sorumlusu, 6698 sayılı kanun kapsmaında doğrudan verişlerin işlenmesinden, aktarılmasından, silinmesinden ve diğer kanun kapsamındaki yükümlülüklerinden sorumlu olan kişidir. kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olanlardır. Bu kişiler, gerçek kişiler olabileceği gibi, kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler de olabilecektir. İş bu aydınlatma metni kapsamında ALMİN ALÜMİNYUM PROFİL SANAYİ VE TİC.LTD.ŞTİ şirketini ifade etmektedir.
Veri işleyen, veri sorumlusu adına verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerdir. Bu kişiler, kişisel verileri kendisine verilen talimatlar çerçevesinde işleyen çalışanlar olabileceği gibi, veri sorumlusunun hizmet satın almak suretiyle belirlediği ayrı bir gerçek veya tüzel kişi de olabilir. Herhangi bir gerçek veya tüzel kişi aynı zamanda hem veri sorumlusu, hem de veri işleyen olabilir. Örneğin, bir muhasebe şirketi kendi personeliyle ilgili tuttuğu verilere ilişkin olarak veri sorumlusu sayılırken, müşterisi olan şirketlere ilişkin tuttuğu veriler bakımından ise veri işleyen olarak kabul edilecektir.
İlgili Kişi, Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi yani iş bu sözleşme kapsamında STAJYERİ ifade etmektedir.
İmha, Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
A. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
İlgili kişi olarak kişisel verileriniz 6698 sayılı kanunun 5 ve 6. maddeleri kapsamında aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir;
• Şirket içi insan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Şirket içi iletişimi sağlamak.
• Şirket ve şirket çalışanları ile üçüncü kişi konumundakilerin güvenliğini sağlamak,
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek risk değerlendirmelerinde bulunmak.
• Kurum içi etkinlik yönetimini sağlamak.
• İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimini sağlamak.
• Talep ve şikayet yönetimi yürütmek.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• 6698 sayılı kanun uyarınca tarafımıza yüklenen yükümlülükleri ifa etmek için gerekli bilgi ve belgeleri Kuruma iletmek için
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek ve tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Şirketin üretim ve pazarlama politikaları kapsamında işlemleri yürütmek.
• Yasal raporlamalar yapmak.
• İleride doğması muhtemel uyuşmazlıklarda delil mahiyetinde maddi ve hukuki olguların ispatının sağlanmak.
• Söz konusu hesap ve kimlik verileri Bordro işlemlerinin takibini yapmak (muhasebe programında tutulmakta ve söz konusu program veri depolama alanında muhafaza edilmektedir).
• Kişisel verileriniz ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı gibi sebeplerle ilgili çözüm ortağı veya üçüncü kişi ve firmalar ile amaçla sınırlı olarak Kurum içi iletişim ve faaliyetlerin sürdürülmesini sağlamak.
• Firma veya yasal şartların oluşması halinde üçüncü kişilerin yasal haklarının korumak
• İlgili kişi yakını ve ilgili kişi kimlik ve iletişim bilgileri acil durumlarda koordinasyonu yürütmek.
• İşe giriş çıkışların takibi etmek.
• Ehliyet ve sair sürücü yeterlilik belgeleri şirket araçlarının tashihi için uygun personeli belirlemek.
• Eğitim süreçlerinin takibi etmek.
• Stajyer dosyalarını oluşturmak.
• Başta düzenleyici ve denetleyici kurum ve kuruluşlar olmak üzere kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği bilgi ve belgelerin ilgili kurumlara teminini sağlamak.
• Adli mercilerin talepleri doğrultusunda istenilen bilgi ve belgelerin adli makamlar ile paylaşılmasını sağlamak.
Yukarıdaki amaçlar ve iş bu aydınlatma kapsamında elde edilen ve işlenen veriler yasal süreler kadar gerekli idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle muhafaza edilecek olup sürelerin bitiminde imha edilecektir.
Stajyerlerden talep edilen ve işlenen bilgi ve belgeler şunlardır; Stajyer Başvuru Formu, Kimlik Fotokopisi, Adli Sicil Kaydı, Resim, Eğitim ve Okul Bilgileri, İletişim Bilgileri, Aile Bilgileri ve Aile İletişim Bilgileri, Adres Bilgileri, Sağlık Raporu, İzin Formları, Stajyerin doğrudan veya dolaylı muhatap ve alakadar olduğu olay ve tespit tutanakları.
B. SAKLAMAYI VE İŞLEMEYİ GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
Firmamız tarafından elde edilen veriler aşağıda yer alan mevzuat hükümleri esas alınarak, elde edilir, işlenir, belirtilen süreler kadar muhafaza edilip imha edilir. Söz konusu yasal mevzuatlar aşağıdaki gibidir;
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
Söz konusu kanun maddeleri açık rızanın alınması açısından da önem arz etmektedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 5/2.a. bendine göre kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilecektir. Aynı kanunun 6/3 fıkrası 1. cümle kapsamında sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler haricindeki özel nitelikteki kişisel veriler kanunlarda öngörülmesi halinde açık rıza şartı aranmaksızın işlenebilecektir.
C. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ
Kişisel verileriniz firmamız ile kurduğunuz diyaloglar ve iletişim kapsamlarında alınan bilgi ve belgelerden oluşmaktadır. Tarafımıza iletilen referans mektupları ve akdedilen ön sözleşme ve sözleşme, staj başvuru formları, internet sitesi üzerinden doldurulan online formlar, öneri/şikâyet formu, muhtelif sözleşmeler, mail ortamları başta olmak üzere çevrim içi iletişim kanallarından elde edilen bilgi, belge ve başvuru formları, güvenlik kameraları, mektup, ihtar, olay tutanakları ve işyeri kapsamında tutulan tutanak kapsamları başlıca veri toplama kaynaklarıdır. İş bu veriler veri politikamız ve Kurul kararları minvalinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 5. Ve 6. madde kapsamındaki şartlar ve 4.madde kapsamında yerini bulan ilkeler göz önünde bulundurularak elde edilip işlenmektedir. Tüm bu süreçlerde orantılılık ve ölçülülük ilkeleri göz önünde bulundurularak gereksiz veri alımının önüne geçilmesi hedeflenmektedir.
D. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Veri Sorumlusu ALMİN ALÜMİNYUM PROFİL SANAYİ VE TİC.LTD.ŞTİ olarak 6698 sayılı kanunun 4 maddesinde1 ifade olunan ilkeler göz önünde bulundurularak,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi, için KVKK’nın 8 ve 9.maddesinde yazan şartlar ve Kurulun belirlediği önlemler alınmak şartıyla üçüncü kişi ve kurumlara aktarımda bulunulabilir. Söz konusu veriler şirketimiz ilgili personeli, şirket yöneticileri, kullandığımız yurt içi server (sunucular), veri sorumlusu adına veri işleyen, ölçümleme, hedefleme, profilleme desteği veren kişi ve kuruluşlar, avukatlar, denetim şirketleri iş ve çözüm ortakları, tedarikçiler, adli merciler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ve resmi merciler ile paylaşılabilecektir.
İşlenen verilerden ad soyad, telefon, adres ve sağlık raporları şeklindeki veriler çevrim içi veri aktarımı yapan haberleşme, depolama ve iletişim programları tarafından kullanılan yurt dışı serverları ve veri merkezleri ile paylaşılabilecektir.
Çevrim içi veri aktarımı yapan haberleşme, depolama ve iletişim programları tarafından kullanılan yurt dışı serverları ve veri merkezleri bakımından verilerin aktarıldığı ülke çeşitlilik göstermekle birlikte Google ve Microsoft Tabanlı Çevrim İçi uygulamaların yönetim merkezi Amerika Birleşik Devletleri olup, Yandex’in yönetim merkezi Rusya’dır. Yine Whats App uygulaması bakımından söz konusu merkez Amerika Birleşik Devletleri iken Telegram açısından Rusya’dır.
E. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA POLİTİKASI
Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine tarafımızca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. 6698 sayılı kanun 7/2 fıkrası uyarınca diğer kanunlarda yazan hükümler saklı tutulmak suretiyle saklama süreleri ve imha tarihlerinin tayininde ilgili kanun maddelerinin esas alınacağı kabul edilmiştir. Bu nedenle imha edilecek her verinin imha dönemini tayin ederken kanuni saklama süreleri ve zamanaşımı sürelerinin dikkate alınması gerekmektedir.
Detaylarıyla birlikte KVKK imha politikamız https:// www.alminprofil.com.tr/ KVKK-1.html adlı adreste KVKK İmha Politikası başlığı anlatılmakla birlikte, Kişisel Verileriniz, hukuki ilişkinin bitmesini müteakip azami 10 boyunca muhafaza edilecektir. Saklama süresinin bitiminden sonraki ilk imha döneminde, veri sorumlusu adına münhasıran bu işe tahsisli personel tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve KVKK imha yönetmeliği esas alınmak suretiyle silinerek, anonim hale getirilerek veya yok edilerek imha edilir. İş bu imha işlemleri tutanak altına alınır ve tutanaklar 3 yıl boyunca saklanır.
F. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI
Verisi işlenen ilgili kişi olarak haklarınız 6698 sayılı kanunun 11.maddesinde şu şekilde kaleme alınmıştır;
• Hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğimizi öğrenebilir, eğer işliyorsak veya işlemişsek, buna ilişkin bilgi talep edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını ve kimlere aktarıldığını öğrenebilirsiniz.
• Yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve bu verilerin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin aktarıldığı veya aktarılabileceği üçüncü kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.
• Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
Veri sorumlusu olarak tarafımız 6698 sayılı kanunun uyarınca ilgili kişi tarafından yapılan başvuruları işleme alıp değerlendirmek zorundadır. Kişisel Veri İhlaline Konu Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.
Başvuru yapılması ve şirket tarafından başvurunun reddedilmesi halinde ret kararının tarafınıza ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kuruluna başvurma hakkınız bulunmaktadır. Veri Sorumlusu olarak tarafınıza 30 gün içinde her hangi bir bildirim yapılmaz ise, otuz günün dolduğu tarihten itibaren 30 gün içinde Kurula başvuruda bulunulabilecektir. Başvuru sürelerine ilişkin bir kargaşanın oluşmaması için, Veri Sorumlusuna Başvuru ve Kurula Şikayet Sürelerinin Hesaplanmasına İlişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 24.01.2019 tarih ve 2019/9 sayılı Kararına bakmakta fayda vardır, söz konusu karar şu şekildedir;
• İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca 30 gün içinde bir cevap verilmesi halinde ilgili kişinin veri sorumlusunun cevabını müteakip 30 gün içerisinde şikâyette bulunabileceği, bu itibarla söz konusu hallerde ilgili kişinin veri sorumlusuna başvurduğu tarihten itibaren 60 günlük süresinin bulunmadığı,
• İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca bir cevap verilmediği durumda ise ilgili kişinin veri sorumlusuna başvurduğu tarihten itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunabileceği,
• İlgili kişi tarafından yapılan başvuruya veri sorumlusunca Kanunda tanınan 30 günlük süre sonrasında bir cevap verilmesi halinde ilgili kişinin, Kanunda veri sorumlusuna tanınan 30 günlük süre sonrasında verilecek cevabı beklemekle yükümlü olmadığı ve veri sorumlusuna tanınan sürenin dolması ile birlikte Kurula şikâyette bulunabileceği göz önüne alınarak, ilgili kişinin veri sorumlusunun kendisine cevap verdiği tarihten itibaren 30 gün değil, veri sorumlusuna başvurduğu tarihten itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunabileceği,
Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ ’in 5. Maddesinde belirtilen usul ve esaslara uymak kaydı ile aşağıdaki yöntemlerle yapabilirsiniz:
• Yazılı ve imzalı olarak noter veya iadeli taahhütlü olarak
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden göndereceğiniz e-posta ile
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile
• Mail adresine yapacağınız bildirim ile
• 0312 267 58 80 numaralı hatta yapacağınız bildirim ile
Yukarıdaki bildirimler için size verilen kayıt numaralarının dosya ve işlem takibi açısından kaybedilmemesinde fayda olup tarafımıza yapılan bildirimlere aynı yöntem veya iadeli taahhütlü olarak geri bildirimde bulunabilecektir.
Başvuru yapılabilmesi için Ver Sorumlusunun bilgileri aşağıdaki gibidir:
Unvan : ALMİN ALÜMİNYUM PROFİL SANAYİ VE TİC. LTD. ŞTİ.
Mersisno : 0-0550-4031-2600017
E-mail adresi : bilgiislem@alminprofil.com.tr
Posta Adresi: ASO 1. Org. San. Bölg. Dağıstan Cad. No:9 Sincan/ANKARA
Tel: 0312 267 58 80
Söz konusu veriler usul ve yasalara aykırı olarak elde edilmesi halinde KVKK 12.madde uyarınca en kısa sürede kurula bildirilecektir. En kısa süreden anlaşılması gereken2 72 saattir.
G. GÜNCELLEME VE UYUM
Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.
Firmamıza yapabileceğiniz şikayet formuna, KVK Kurumuna yapabileceğiniz şikayet formuna ve İş bu aydınlatma metni ve KVKK Politikalarına şu linkten/linklerden; https:// www.alminprofil.com.tr/ KVKK-1.html ulaşabilirsiniz.
------------------------Dipnotlar------------------
1-a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
2- Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı Kararı ile;
Kanunun 12 nci maddesinin (5) numaralı fıkrasının “İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir….” hükmünde yer alan “en kısa sürede” ifadesinin 72 saat olarak yorumlanmasına ve bu kapsamda veri sorumlusunun bu durumu öğrendiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurula bildirmesine, veri sorumlusunca söz konusu veri ihlalinden etkilenen kişilerin belirlenmesini müteakip ilgili kişilere de makul olan en kısa süre içerisinde, ilgili kişinin iletişim adresine ulaşılabiliyorsa doğrudan, ulaşılamıyorsa veri sorumlusunun kendi web sitesi üzerinden yayımlanması gibi uygun yöntemlerle bildirim yapılmasına,
Adres
ASO 1.Organize Sanayi Bölgesi Dağıstan Cd. No:9 Sincan / ANKARA / TÜRKİYE
